ARHS Attendance
Frequently Asked Questions (FAQs)
Updated:  10/29/21

Why did I get a call saying my child is absent? 

Our attendance system automatically informs parents when their student is marked absent to the first period class. A student is considered absent to first period if they have missed 20 or more minutes of class, arriving after 9:20am.

What do I do if my student will be absent for the entire day? 

Parents/guardian should do ONE of the following:

• Call the attendance line (413-362-1718) on the same day of the absence to excuse the absence.

• Provide a signed note which the student turns in to the Main Office within 48 hours after the absence.

Phone calls and emails to teachers or guidance counselors do not excuse the student’s absence. In addition, students cannot call in their own absence. 

***The attendance line can only excuse all day absences. If the student needs to be dismissed early or is coming in part way through the day, the student must bring in a note from the parent/guardian.

How can I excuse my student’s early dismissal from school? 

A signed note from a parent/guardian must be turned in to the Main Office by the student before the student exits the building. The student must sign out before exiting the building. Any student who leaves without a valid note will be considered cutting class. Notes for dismissals cannot be brought after the fact. 

***If a student returns to school, they must sign in at the Main Office.

If your child is dismissed through the health office, they must turn in the green pass from the nurse’s office to the Main Office before they leave school.

What if a student is late to school after 9:20? 

If a student is late to school after 9:20, she/he should go to the Main Office to check-in before going to class.  Do not call the attendance line for tardiness. If the student will be late, they need to bring a signed note by a parent or guardian to the main office.

A parent/guardian-signed excuse note will only be accepted in the following cases:Bring a parent note a day ahead—this must be for a critical appointment that cannot be scheduled after school.

• An emergency medical appointment—the student must bring a note from a parent and a note from the doctor identifying the time and date the student was seen.

• A court appearance—the student must bring a note from the court identifying the time and date of the appearance.

• Urgent or extenuating circumstances (e.g. trip to the ER, lack of childcare).

What counts towards the absence limit (see below for absence limit FAQ) and what does not count?

• Excused absences that DO NOT count towards limit: School-sponsored field trips; suspension; in-school meetings with college reps (3-day limit); religious holidays, college visits (3-day limit); quarantine or physician-documented long-term illness or injury or physician- authorized recurring appointments; death in immediate family or serious emergency; mandated court appearances.

• Excused absences that DO count towards limit: Short-term illness; early dismissals; medical appointments; family vacation; college visits beyond 3 days; in-school meetings with college reps beyond 3 days; driver’s test.

• Unexcused absences: Absences that are not explained by a same-day phone call or written note by the parent or guardian; missed bus/ride; traffic or car trouble; oversleeping.

Please note that 3 tardies to a class period equals 1 absence. Excessive tardiness can result in loss of credit to a class.

What happens if my student was marked absent in one of their classes by accident?

• One point that is confusing to many students and parents is that teachers take attendance on the computer for each class period. If your student is marked absent to just one class period, and you think it may be in error, ask your student to double check with the teacher regarding that day’s attendance.

Is attendance taken for students who have ALPs or community service projects?

• Yes. Teachers must submit period attendance for every student with a class A through D periods in the building. Students who have work study, internships, or college classes have attendance taken at those sites.

What does “20 Min. Missed” (code: Q) mean? What does “20 Min. Excused” (code: W) mean? Do these count in the attendance limit of 9 absences?

• A student who misses 20 minutes of a class is counted as absent in our attendance policy for credit. The absence can be excused, if the student was called to a school office or goes to the nurse for a legitimate illness. 

Do we still have attendance waivers?

• Yes. Students who have extenuating circumstances and have exceeded the absence limit in one or more classes can apply for an attendance waiver. These are approved by the Guidance office and forms are available in room 101. Attendance waivers can restore lost credit, but will not erase the number of absences that are shown on report cards/transcripts.

Can 18-year-old students excuse their own absences?

•  Students who are 18 years old may write absence notes for themselves only if they are emancipated, and live on their own, and have received prior approval from their guidance counselor.

What’s considered a long-term illness?

An illness of 3 or more consecutive days.  A doctor’s note stating that the student is required to be out of school for that length of time will excuse those absences. Extended absences with no doctor’s note may be subject to verification or administrative approval.

What is the absence limit?

Students are allowed 9 absences for semester long classes and 6 absences for quarter long classes. Every tardiness is considered 1/3 of an absence, so tardiness can result in, or contribute to, a student exceeding the absence limit.
 

What happens if I go over the absence limit in a course?

Loss of credit is a real possibility. A letter will be sent home when the student reaches 9 absences in any given class.  The student must initiate an attendance meeting by contacting the Dean’s office (room 168; 413-362-1722). If a hearing is not scheduled or the student does not show up for the meeting, credit will be denied for any course in which the student has exceeded the limit.

• At the attendance meeting, students must present documentation and describe the circumstances that led to the absences. Parent/guardian attendance to the meeting is welcomed, but not required.

• After the hearing is completed, the principal or his designee, will make a decision.

What is the potential outcome of the hearing?

• Permanent loss of credit

• Restoration of credit

• Loss of credit, with conditions to meet before credit will be restored.

In addition: If the principal decides that credit will not be awarded, the student is NOT guaranteed the opportunity to re-take the class in the next trimester.

What if I disagree with the outcome of the hearing?

An appeal may be filed with the Superintendent of Schools. All appeals must be in writing and received within 10 days of the principal’s decision.

 

Asistencia a ARHS
Preguntas frecuentes
(FAQ)10/29/21

¿Por qué he recibido una llamada diciendo que mi hijo está ausente? 

Nuestro sistema de asistencia informa automáticamente a los padres cuando su estudiante es marcado como ausente en la clase del primer período. Se considera que un estudiante está ausente en el primer período si ha perdido 20 o más minutos de clase, llegando después de las 9:20am.

¿Qué debo hacer si mi estudiante va a estar ausente todo el día? 

Los padres/tutores deben hacer UNA de las siguientes cosas:

• Llame a la línea de asistencia (413-362-1718) el mismo día de la ausencia para excusar al estudiante.

• Proporcionar una nota firmada por los padres/tutor legal para que el estudiante la entregue en la Oficina Principal dentro de las 48 horas siguientes a la ausencia.

Las llamadas telefónicas y los correos electrónicos a los profesores u orientadores no justifican la ausencia del estudiante. Además, los estudiantes no pueden llamar ellos mismos para reportarse ausentes. 

***La línea de asistencia sólo puede justificar las ausencias de todo el día. Si el estudiante necesita salir temprano o estará presente parte del día, el estudiante debe traer una nota de los padres/tutores.

¿Cómo puedo excusar a mi hijo si necesita salir temprano de la escuela? 

Una nota firmada por un padre/tutor debe ser entregada a la Oficina Principal por el estudiante antes de que el estudiante salga del edificio. El estudiante debe firmar antes de salir del edificio. Cualquier estudiante que salga sin una nota válida se considerará que está faltando a clase. Las notas de salida no pueden ser traídas después del hecho. 

***Si un estudiante regresa a la escuela, debe firmar en la Oficina Principal.

Si su hijo sale por la oficina de salud, debe entregar el pase verde de la oficina de la enfermera a la Oficina Principal antes de salir de la escuela.

¿Qué pasa si un estudiante llega después de las 9:20 a la escuela? 

Si un estudiante llega a la escuela después de las 9:20, debe ir a la oficina principal para registrarse antes de ir a clase.  No llame a la línea de asistencia por tardanzas. Si el estudiante va a llegar tarde, tiene que traer una nota firmada por un padre o tutor a la oficina principal.

Sólo se aceptará una nota de excusa firmada por los padres/tutores en los siguientes casos:

• Traiga una nota de los padres con un día de antelación – esto debe ser para una cita que no puede ser programada después de la escuela.

• Una cita médica de emergencia: el estudiante debe traer una nota de uno de los padres y una nota del médico que identifique la hora y la fecha en que el estudiante fue visto.

• Una comparecencia ante el tribunal: el estudiante debe traer una nota del tribunal que identifique la hora y la fecha de la comparecencia.

• Circunstancias urgentes o atenuantes (por ejemplo, viaje a urgencias, falta de guardería).

¿Qué se tiene en cuenta para el límite de ausencias (véase más abajo las preguntas frecuentes sobre el límite de ausencias) y qué no se tiene en cuenta?

• Ausencias justificadas que NO cuentan para el límite: Excursiones patrocinadas por la escuela; suspensión; reuniones en la escuela con representantes de la universidad (límite de 3 días); fiestas religiosas, visitas a la universidad (límite de 3 días); cuarentena o enfermedad o lesión de larga duración documentada por el médico o citas recurrentes autorizadas por el médico; muerte en la familia inmediata o emergencia grave; comparecencias obligatorias ante el tribunal.

• Ausencias justificadas que SÍ cuentan para el límite: Enfermedad de corta duración; salidas anticipadas; citas médicas; vacaciones familiares; visitas a la universidad de más de 3 días; reuniones en la escuela con representantes de la universidad de más de 3 días; examen de conducir.

• Ausencias injustificadas: Las ausencias que no se explican mediante una llamada telefónica del mismo día o una nota escrita por el padre o tutor; la pérdida del autobús/viaje; problemas de tráfico o de coche; quedarse dormido.

Por favor, tenga en cuenta que 3 tardanzas en un periodo de clase equivalen a 1 ausencia. Las tardanzas excesivas pueden resultar en la pérdida de créditos en una clase.

¿Qué ocurre si mi estudiante ha sido marcado como ausente en una de sus clases por accidente?

• Un punto que resulta confuso para muchos estudiantes y padres es que los profesores toman la asistencia en el ordenador en cada periodo de clase. Si su estudiante está marcado como ausente en un solo período de clase, y usted cree que puede ser un error, pídale a su estudiante que vuelva a comprobar con el profesor la asistencia de ese día.

¿Se toma la asistencia a los estudiantes que tienen ALP o proyectos de servicio comunitario?

• Sí. Los maestros deben presentar la asistencia del período para cada estudiante con un período de clase A a D en el edificio. Los estudiantes que tienen estudio de trabajo, prácticas, o clases de la universidad se le toma la asistencia en esos sitios.

¿Qué significa “20 Min? Perdidos” (código: ¿Q)? ¿Qué significa “20 Min? Excusado” (código: ¿W)? ¿Cuentan el límite de asistencia de 9 ausencias?

• Un estudiante que pierde 20 minutos de una clase se cuenta como ausente en nuestra política de asistencia para obtener créditos. La ausencia puede ser justificada, si el estudiante fue llamado a una oficina de la escuela o va a la enfermera por una enfermedad legítima. 

¿Seguimos teniendo exenciones de asistencia?

• Sí. Los estudiantes que tienen circunstancias atenuantes y han excedido el límite de ausencia en una o más clases pueden solicitar una exención de asistencia. Estas son aprobadas por la oficina de Orientación y los formularios están disponibles en el salón 101. Las exenciones de asistencia pueden restablecer el crédito perdido, pero no borrarán el número de ausencias que aparecen en los reportes de calificaciones/transcripciones.

¿Pueden los estudiantes de 18 años justificar sus propias ausencias?

•  Los estudiantes de 18 años pueden escribir notas de ausencia para sí mismos sólo si están emancipados, y viven solos, y han recibido la aprobación previa de su consejero.

¿Qué se considera una enfermedad de larga duración?

Una enfermedad de 3 o más días consecutivos.  Una nota del médico indicando que el estudiante debe estar fuera de la escuela por ese período de tiempo excusará esas ausencias. Las ausencias prolongadas sin nota del médico pueden estar sujetas a verificación o aprobación administrativa.

¿Cuál es el límite de ausencia?

Los estudiantes pueden tener 9 ausencias en las clases semestrales y 6 ausencias en las clases trimestrales. Cada tardanza se considera 1/3 de una ausencia, por lo que las tardanzas pueden dar lugar o contribuir a que un estudiante supere el límite de ausencias.

 ¿Qué ocurre si supero el límite de ausencias en un curso?

La pérdida de créditos es una posibilidad real. Se enviará una carta a casa cuando el estudiante llegue a 9 ausencias en cualquier clase.  El estudiante debe solicitar una reunión de asistencia poniéndose en contacto con la oficina del Decano (sala 168; 413-362-1722). Si no se programa una audiencia o el estudiante no se presenta a la reunión, se negará el crédito para cualquier curso en el que el estudiante haya excedido el límite.

• En la reunión de asistencia, los estudiantes deben presentar la documentación y describir las circunstancias que llevaron a las ausencias. La asistencia de los padres/tutores a la reunión es bienvenida, pero no es obligatoria.

• Una vez finalizada la audiencia, el director o la persona que éste designe, tomará una decisión.

¿Cuál puede ser el resultado de la audiencia?

• Pérdida permanente del crédito

• Restablecimiento del créditos

• Pérdida de crédito, con condiciones que deben cumplirse antes de que se restablezca el crédito.

Además: Si el director decide que no se concederá el crédito, el estudiante NO tiene garantizada la oportunidad de volver a tomar la clase en el siguiente trimestre.

¿Qué pasa si no estoy de acuerdo con el resultado de la audiencia?

• • Se puede presentar una apelación ante el Superintendente de Escuelas. Todas las apelaciones deben ser por escrito y recibirse dentro de los 10 días de la decisión del director.